Wie das Evangelische Krankenhaus Wesel seine Telefonzentrale entlastet.

Ein Krankenhaus dieser Größe lebt von Kommunikation – und genau die bündelt sich an einer Stelle: der Telefonzentrale. Das Evangelische Krankenhaus Wesel zeigt, wie sich diese Last mit HeroChat spürbar verringern lässt.

Das Evangelische Krankenhaus Wesel

Das Evangelische Krankenhaus Wesel ist ein Haus der Schwerpunktversorgung und Teil des Gesundheitscampus Wesel. Mit rund 356 Betten, etwa 1.400 Mitarbeitenden und zehn Fachabteilungen behandelt es jährlich mehr als 15.000 stationäre und rund 31.000 ambulante Patientinnen und Patienten. Jede dieser Behandlungen bringt Kontakt mit sich – Anrufe, Fragen, Terminwünsche.

Die Herausforderung: eine Zentrale am Limit

Ein Großteil der Anrufe dreht sich um immer dieselben Themen: Öffnungszeiten, Anfahrt, die richtige Ansprechstelle, das Buchen oder Verschieben von Terminen. In Stoßzeiten binden diese Routinefragen wertvolle Zeit, die Warteschleife wird länger, und mancher Anruf bleibt unbeantwortet – gerade außerhalb der Bürozeiten.

Die Lösung: HeroChat mit KI für die immer gleichen Fragen

HeroChat beantwortet die häufigsten Anliegen automatisch – auf WhatsApp und im Web-Chat, rund um die Uhr. Kontaktdaten, Öffnungszeiten, Anfahrt, die Weiterleitung an die richtige Abteilung und vor allem Terminbuchungen laufen digital, ohne dass jemand zum Hörer greifen muss. Nur die Fälle, die wirklich einen Menschen brauchen, landen noch am Telefon.

Weniger verpasste Termine dank Online-Buchung

Nicht wahrgenommene Termine kosten doppelt: Der Slot bleibt leer, und andere Patientinnen und Patienten warten länger. Mit Online-Terminbuchung und automatischen WhatsApp-Erinnerungen buchen, verschieben und bestätigen Betroffene ihre Termine selbst – bequem und ohne Anruf. Das senkt die No-Show-Quote spürbar und macht den Betrieb planbarer.

Das Ergebnis

Entlastete Mitarbeitende, kürzere Wartezeiten am Telefon, eine Erreichbarkeit rund um die Uhr und weniger leere Terminslots. Die Telefonzentrale gewinnt Zeit für die Anliegen, die echte Zuwendung brauchen – und Patientinnen und Patienten bekommen schneller Antworten, auf dem Kanal, den sie ohnehin nutzen.

Die Kennzahlen zu Anrufaufkommen, Zeit- und Kosteneinsparung sind vereinfachte Modellrechnungen zur Veranschaulichung und basieren auf öffentlich verfügbaren Eckdaten des Hauses. Die tatsächlichen Werte hängen von Anrufvolumen, Prozessen und Personalkosten ab.