Rund um eine Messe laufen unzählige Anfragen zusammen – von Ausstellern, Speakern und Besuchern, über jeden erdenklichen Kanal. Die Messe Stuttgart nutzt HeroChat, um diese Kommunikation zu bündeln und ihr Team spürbar zu entlasten.

Messe Stuttgart & Fox & Friends

Für die Messe Stuttgart veranstaltet und organisiert die Agentur Fox & Friends diverse Messen im Health- und Longevity-Sektor – darunter das Format ALIVE. Rund um diese Veranstaltungen entsteht ein hoher Kommunikationsbedarf: Aussteller haben Fragen zu Standflächen und Abläufen, Speaker stimmen ihre Programmpunkte ab, und Besucher wollen schnell und verlässlich Auskunft.

Die Herausforderung: viele Kanäle, ein Team

Anfragen erreichen die Organisation über zahlreiche Kanäle – und binden viel Zeit. Vieles wird über Telefon-Meetings geklärt, die sich häufen und das interne Team belasten. Gerade in der heißen Phase vor einer Messe ist genau diese Zeit knapp. Gesucht war eine Lösung, die Support und Sales über zusätzliche Kanäle ermöglicht, ohne mehr Personal zu binden.

Die Lösung: HeroChat als zentrale Ergänzung

HeroChat wurde als ideale Ergänzung eingesetzt, um Kundenanfragen zu bearbeiten und die Kommunikation mit Ausstellern und Speakern zu bündeln. Support und Sales lassen sich so über diverse zusätzliche Kanäle anbieten – dort, wo Aussteller, Speaker und Besucher ohnehin schreiben. Das interne Team wird entlastet, und aufwändige Telefon-Meetings werden auf das Nötige reduziert.

FAQs, SOPs und Textbausteine

Der Schlüssel liegt im geschickten Einsatz von FAQs, SOPs (standardisierten Abläufen) und Textbausteinen. Wiederkehrende Fragen werden automatisch und einheitlich beantwortet, Prozesse folgen klaren Vorlagen – und die Kommunikation wird damit Schritt für Schritt fit für die Zukunft. Statt jede Anfrage neu zu bearbeiten, greift das Team auf eine wachsende, gepflegte Wissensbasis zurück.

Was HeroChat für die Messe Stuttgart übernimmt

  • Kundenanfragen rund um die Messe bearbeiten.
  • Kommunikation mit Ausstellern und Speakern bündeln.
  • Support & Sales auf zusätzlichen Kanälen anbieten.
  • Telefon-Meetings spürbar reduzieren.
  • Wissen in FAQs, SOPs und Textbausteinen strukturieren.
  • Die Basis für Agenten und agentic Workflows legen.

Bereit für Agenten und agentic Workflows

Die strukturierte Wissensbasis ist zugleich das Fundament für den nächsten Schritt: In einem überschaubaren Zeitrahmen lässt sich die Messe Stuttgart so für den Einsatz von KI-Agenten und agentic Workflows aufstellen. Was heute mit FAQs und Textbausteinen beginnt, wird morgen von Agenten übernommen – ohne dass die Organisation von vorn anfangen muss.

Das Ergebnis

Aussteller, Speaker und Besucher erreichen die Messe Stuttgart schneller und über die Kanäle ihrer Wahl; das interne Team wird entlastet und muss weniger Zeit in Telefon-Meetings investieren; und die Kommunikation ist mit FAQs, SOPs und Textbausteinen zukunftsfit aufgestellt – bereit für den schrittweisen Einsatz von Agenten.

Diese Case Study beruht auf Angaben der Messe Stuttgart bzw. Fox & Friends und dient der Veranschaulichung des Anwendungsfalls.

Auch Ihre Event-Kommunikation bündeln?

Testen Sie HeroChat kostenlos – Support und Sales über alle Kanäle, mit FAQs, SOPs und Textbausteinen statt endloser Telefon-Meetings.

Kostenlos testen